中小型企業(yè)總會(huì)有這一類人：他們永遠(yuǎn)準(zhǔn)時(shí)，從不會(huì)忘記要辦的事；能夠按事先計(jì)劃的步驟，如期甚至提早完成工作；事事辦妥，輕松無比；他們擁有異于常人的超能力？非也，原來懂得時(shí)間管理的方法，可使人做起事來特別得心應(yīng)手，更能令你成為上司眼中的出色員工。在本次培訓(xùn)課程中，將重點(diǎn)推出時(shí)間管理的四象限，從實(shí)際體驗(yàn)中收獲心得體會(huì)。
面對排山倒海的工作量毋須眉頭深鎖，即使呆坐一旁干著急亦無補(bǔ)于事，所謂成果先行，想辦法在指定的時(shí)間完成工作才是當(dāng)務(wù)之急，絕不能抱今日的工作做不完便留待明天做的躲懶心態(tài)，要知道明日可能會(huì)有更多、更忙的工作要處理。
將概念化于紙上
首先，每日回到辦公室，未開始手頭上的工作之前，可把一日內(nèi)要處理的工作項(xiàng)目分門別類，清晰地寫下來；其次，按工作的重要性排列要完成及處理的次序，以成果先 行，哪項(xiàng)工作效益最大，便先行處理，沒空理會(huì)的工作不是丟下不理，而是稍后再理，這不僅是時(shí)間管理，而是投資時(shí)間以求最大的回報(bào)。
從事廿多年管理顧問工作的美國著名管理學(xué)家David Allen指出，把所有資料硬塞進(jìn)腦里是最不智的做法，聰明的做法是，利用紙和筆，記錄每日的工作日志，亦可以用錄音機(jī)，把所有計(jì)劃概念化，整理好后放在你私人辦公桌、每日必會(huì)翻看的資料夾中，作為執(zhí)行工作的指標(biāo)。
David Allen認(rèn)為，時(shí)間管理的要訣是，選擇策略性目標(biāo)，只做能有助向目標(biāo)邁進(jìn)的事項(xiàng)，例如，面對連串工作而無從入手時(shí)，你需作出決定，是先打電話搜集資料，還是先剪報(bào)為佳？關(guān)鍵是你必須清晰界定，希望獲得甚么成果，以及何時(shí)需完成工作？下一步，便該想想該怎做才可達(dá)成目標(biāo)。切記，你不可訂出超乎計(jì)劃以外的計(jì)劃，例如，“要做A計(jì)劃，A計(jì)劃做不成便做B計(jì)劃”，每次最好只定一個(gè)目標(biāo)，依目標(biāo)行事，不要分心，待完成上一個(gè)項(xiàng)目后，再執(zhí)行下個(gè)項(xiàng)目。
選擇策略性目標(biāo)
當(dāng)然，個(gè)人精神狀態(tài)亦很重要，只有在最佳的體質(zhì)及健康狀況下，才能按進(jìn)度工作，且能夠勝任具創(chuàng)意的工作。至于一些次要的工作，可選擇下放，請求公司部門內(nèi)的其他同事的幫忙，或向上司呈報(bào)有部分工作要稍遲處理的原委，留待日后再處理。同時(shí)，最好能更新每日的工作時(shí)間表；只選擇最迫切的工作去做，即等于你懂得時(shí)間管理的重要性。
在工作進(jìn)行時(shí)，還需不時(shí)反省及檢討工作進(jìn)度，包括檢討先前已做好的規(guī)劃及策略性選擇。你切需掌握每日執(zhí)行工作的節(jié)奏；每周定時(shí)檢討工作進(jìn)度。碰上大型的工作計(jì)劃，最好能仔細(xì)計(jì)劃要執(zhí)行的下一個(gè)步驟。同時(shí)，檢討進(jìn)度可助解決一時(shí)的突發(fā)事故。例如，工序受阻時(shí)，可即時(shí)找合作的同事或上司，商量解決問題的方法，以避免問題進(jìn)一步惡化，導(dǎo)致難以收拾的局面。
預(yù)早訂下完成時(shí)間
所有在一日內(nèi)已列出清單，必須要完成的工作最好能如期完成。有時(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)拖延的藉口。要杜絕這個(gè)弊病最有效的方法是，為每項(xiàng)獨(dú)立的工作預(yù)早定下完成時(shí)間，下決心如期進(jìn)行及完成。
另一方面，要懂得節(jié)省及充分利用時(shí)間，例如，辦公室白領(lǐng)一族，常有下午茶的習(xí)慣，雖然在工作后來個(gè)小休可助松馳神經(jīng)及“充電”，但又吃又喝難免用去廿多分鐘，這時(shí)，不妨只喝杯茶，離開座位伸伸手腳，之后即可“再戰(zhàn)江湖”。其實(shí)只要節(jié)省一丁點(diǎn)時(shí)間，你便可比別人累積額外的工作時(shí)間。
絕對不要浪費(fèi)時(shí)間去處理你能力內(nèi)辦不到的事情。選擇你能力范圍內(nèi)可勝任的工作，然后全力以赴，成本效益相對亦會(huì)提高。但問題是辦不到而又被上司委任的工作該怎么辦？其實(shí)，你可主動(dòng)出擊，不要被動(dòng)地“等死”，例如，向公司資歷較深的同事請教，甚至主動(dòng)請他們幫忙，一起完成工作，不單止令工作于指定時(shí)間內(nèi)完成，更有助與協(xié)助你的同事建立良好的合作關(guān)系。
注重操作不求質(zhì)
另一方面，擁有豐富人力資源管理經(jīng)驗(yàn)的香港人力資源管理學(xué)會(huì)外務(wù)總監(jiān)吳克儉認(rèn)為，港人對于西方引入的時(shí)間管理概念較為模糊，常犯通病，工作不單止未能有效完成，更處理得一團(tuán)糟。
港人一般愛在同一時(shí)間內(nèi)做很多件事，就像同時(shí)看幾本書，每次都要不停花時(shí)間反覆再看，每本都看不出結(jié)果，如此不能集中精神，到頭來便一事無成。吳克儉說。他認(rèn)為，港人的工作文化，是面對上司的指令“甚么也said yes、不懂亦不敢said no”，當(dāng)面前擺著一堆個(gè)人能力辦不到的工作，想如期完成根本是天方夜譚。
吳克儉指出，港人工作起來較注重“操作”，或不講求工作素質(zhì)，大多數(shù)人只知“做、做、做”，而不懂該全心全意地去做。常不懂在工作途中抽離，反省及檢討自己的進(jìn)度，導(dǎo)致當(dāng)中一有變數(shù)時(shí)，便出現(xiàn)無法自處、不懂解決的困局。
吳克儉建議企業(yè)及辦公室引入時(shí)間管理的概念，以提高個(gè)人及企業(yè)效益。“時(shí)間管理最重要是有清晰的工作計(jì)劃及目標(biāo)，懂訂定先后次序，如果掌握不到重點(diǎn)，便如同本末倒置。”吳克儉說，每間企業(yè)不同職級(jí)的人，面對時(shí)間管理時(shí)都有不同的問題。例如，低層職員未能如期做妥工作，可說是非他之過，而是他的上司沒盡其管理的責(zé)任，當(dāng)然，個(gè)人看法及態(tài)度亦是關(guān)鍵。“自己看工具書，或嘗試用記事簿協(xié)助、督促自己如期完成工作亦是很好的做法。而定期檢討進(jìn)度，亦可訓(xùn)練個(gè)人策劃能力，習(xí)慣有系統(tǒng)及有規(guī)律地處理工作，可避免浪費(fèi)時(shí)間。”
時(shí)間應(yīng)“用”而非“花”
吳氏又說，一些初出茅廬的畢業(yè)生，面對從讀書轉(zhuǎn)到工作的環(huán)境，多數(shù)不懂如何有效地管理時(shí)間，以達(dá)到最大的工作效益，他建議學(xué)校或企業(yè)可在他們步出校門前或上班前，接受有關(guān)的培訓(xùn)。
總括專家意見，時(shí)間管理的精粹是，訂定工作目標(biāo)，分配工作次序，依計(jì)劃行事。學(xué)習(xí)有效地“用”時(shí)間，而非“花”時(shí)間。實(shí)行最初可能會(huì)很難，但一旦習(xí)慣后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)工作得特別起勁，個(gè)人工作效率亦相應(yīng)提高不少。
